Online vrijwilligers platform EventMakers

Omschrijving

Slim online Platform voor werving vrijwilligers, communicatie en planning evenementen voor EventMakers.

Doel

Van 8 aparte systemen naar 1 efficiënt systeem.
Aanmelding, planning, communicatie, logistiek en alles wat bij werving en organisatie van een sportevent hoorde, werd in 8 aparte systemen gedaan en via aparte excellijsten tot 1 planning gebracht. Dit leverde veel problemen op, het was onoverzichtelijk, tijdrovend en foutgevoelig. De uitdaging was om al deze processen te integreren tot één gebruiksvriendelijk  systeem voor werving, inschrijving, planning en communicatie. 

Resultaat

Toegenomen efficiëncy en slim vrijwilligers platform
Het resultaat van het nieuwe platform is op meerdere vlakken terug te zien.

Online platform voor vrijwilligers en eventmanagement
Het vrijwilligers- en eventmanagement is makkelijker geworden. Voorheen werd de organisatie van events en vrijwilligers via allerlei losse excelsheets georganiseerd en dat hoeft gelukkig niet meer. Alles is nu samengevoegd in één online platform.

Minder administratie, meer tijd voor event en vrijwilligersmanagement
Door het nieuwe systeem kost het administratieve deel van het proces veel minder tijd. Zodat EventMakers meer tijd overhoudt voor het mananagen en begeleiden van vrijwilligers en events.

In één oogopslag overzicht en inzicht planning en beschikbaarheid
Doordat alles is samengevoegd, is er veel meer overzicht en inzicht. EventMakers ziet heel snel waar nog gaten zijn in de planning en wie er nog beschikbaar is.

Snel en gebruiksvriendelijk inschrijven en aanmelden
Inschrijven en aanmelden is nu sneller en gebruiksvriendelijker. Eerst schrijft een vrijwilliger zich in en vult zijn profiel. Bij de tweede keer inschrijven zijn alle gegevens al bekend en gaat het aanmelden voor een event vele malen sneller.

Competentiemanagementtool voor optimale inzet vrijwilligers
Doordat de vrijwilligers hun profiel met interesses invullen, weet EventMakers precies waar ze de vrijwilliger het beste kunnen inplannen. Een handige compententiemanagement-tool waarmee EventMakers een strakke planning met optimale inzet van vrijwilligers en tijden maakt. Met als resultaat tevreden opdrachtgevers en blije vrijwilligers op. 

Geautomatiseerde communicatie met vrijwilligers via systeem
Communicatie met de vrijwilligers verloopt via het systeem. Per evenement ontvangt de vrijwilliger een mail over rooster, taken en wijzigingen. Dit bespaart heel veel handmatig werk en tijd.

Overige informatie

De ontwikkeling van het nieuwe systeem is razendsnel opgeleverd. In fases van 7-8 weken zijn nieuwe functionaliteiten doorgevoerd. Hierbij zijn ervaringen uit eerdere fases verbeterd doorgevoerd in een nieuwe fase. Op deze manier is er een platform ontstaan dat precies doet wat het moet doen en sluit het perfect aan op de wensen van EventMakers.

+ Voeg case toe